• Accueillez le client, présentez-vous et indiquez votre fonction ainsi que le nom de l'hôtel où vous travaillez. Par exemple : « Bonjour, je suis Lia, réceptionniste à l'Hôtel Mila. Comment puis-je vous aider ?»

• Si le client a déjà indiqué qu'il souhaitait réserver une chambre, posez-lui quelques questions administratives, telles que ses dates d'arrivée et de départ, sa chambre préférée et le nombre de personnes.

• N'oubliez pas de lui recommander des chambres qui correspondent le mieux à ses préférences ou les promotions en cours à l'hôtel.

• Si les questions ci-dessus sont complètes, nous poursuivrons avec les questions administratives, telles que son nom complet, son numéro de téléphone, le nombre de nuitées, etc.

• Pour confirmer la réservation, la réceptionniste récapitulera la commande du client et lui demandera s'il manque des articles ou s'il y a des articles supplémentaires. Dans le cas contraire, elle établira une preuve de réservation sous forme de facture et l'enverra par e-mail.

• Après avoir terminé, n'oubliez pas de toujours remercier le client, par exemple « Merci d'avoir choisi l'Hôtel Mila pour votre week-end, passez une bonne journée et à bientôt à l'heure de votre réservation. »

• Mengucapkan salam, memperkenalkan diri, menyebutkan pekerjaan dan nama hotel kita bekerja, contohnya “Halo, selamat pagi, saya Lia resepsionis Hotel Mila, ada yang bisa di bantu ?”.

• Jika tamu sudah berbicara bahwa dia akan mereservasi kamar, ajukan lah beberapa pertanyaan yang akan di butuhkan untuk admistrasi tamu seperti, tanggal kedatangan/keberangkatan, preferensi kamar yang diinginkan, berapa jumlah tamu yang akan menginap.

• Tidak lupa juga kita untuk merekomendasikan kamar yang mendekati preferensi tamu atau pun promo – promo yang sedang berlangsung di hotel.

• Jika pertanyaan diatas sudah lengkap maka akan di lanjut dengan pertanyaan untuk administrasi tamu seperti, nama lengkap, nomor telepon, berapa malam akan menginap, dll.

• Untuk mengkonfirmasi bahwa reservasi telah di buat, resepsionis akan merangkum pesanan tamu dan menanyakan Kembali apakah ada yang kurang atau ada tambahan, jika tidak ada resepsionis akan membuatkan bukti reservasi berupa invoice dan mengirimkannya melalui email.

• Setelah selesai tidak lupa selalu berterimakasih kepada tamu, contohnya “Terimakasih telah memilih Hotel Mila untuk akhir pekan anda, semoga hari anda menyenangkan, dan sampai jumpa kemabali di waktu reservais anda”.

Référence : hôtellerie-restauratin.com

example :

Réceptionniste : Bonjour, je suis Lia, la réceptionniste de l’hôtel Mila. Comment puis-je vous aider ?

Client : Bonjour, je souhaite réserver une chambre pour ce week-end. Y a-t-il des chambres disponibles ?

Réceptionniste : À qui dois-je m’adresser ?

Client : Je m’appelle Roni.

Réceptionniste : Oui, Monsieur Roni, quel type de chambre souhaitez-vous ?

Client : Je souhaite une chambre spacieuse pour une famille avec une belle vue.

Réceptionniste : Combien de personnes séjournent ?

Client : 6 personnes.

Réceptionniste : Que pensez-vous de notre suite présidentielle ? Elle comprend deux chambres, l’une avec un lit king-size et l’autre avec un lit queen-size, ainsi qu’une salle à manger séparée avec un bar privé et un salon. Vous profiterez d’une vue panoramique à 180 degrés sur la ville, d’un jacuzzi privé et d’une salle de bain spacieuse avec une grande baignoire et une douche à l’italienne séparée avec pommeau de douche à effet pluie, le tout équipé d’articles de toilette exclusifs.

Client : Belle chambre. Combien coûte cette chambre par nuit ?

Réceptionniste : Cette chambre coûte 600 euro par nuit.

Client : D’accord, je souhaite réserver cette chambre.

Réceptionniste : D’accord, pour obtenir des informations complètes sur la réservation, puis-je avoir votre nom complet ?

Client : Roni Ronald

Réceptionniste : Quel est votre numéro de téléphone ?

Client : 08-52-48-47-80-60

Réceptionniste : Puis-je avoir votre adresse e-mail ?

Client : ronald.roni@gmail.com

Réceptionniste : Quel week-end venez-vous ?

Client : 15 mai

Réceptionniste : Combien de nuits allez-vous rester ?

Client : 2 nuits

Réceptionniste : D’accord, je vais reconfirmer votre réservation. Au nom de Roni Ronald, vous réservez la suite présidentielle pour 6 personnes pour 2 nuits du 15 au 17 maipour un montant total de 1200 euro. Est-ce exact ?. 

Client : Oui

Réceptionniste : D'accord, la réservation est effectuée. Nous vous enverrons une facture par e-mail. Merci d'avoir choisi l'Hôtel Mila pour votre week-end. À bientôt pour la réservation. Bonne journée.

Contoh :

Resepsionis : Halo, selamat pagi, saya Lia resepsionis hotel Mila, Ada yang bisa di bantu ?

Tamu : Halo, Saya ingin memesan kamar untuk akhir pekan ini, apa ada kamar kosong ?

Resepsionis : dengan siapa saya berbicara ?

Tamu : saya roni

Resepsionis : baik, bapak roni, kamar seperti apa yang anda inginkan ?

Tamu : saya, ingin kamar yang luas untuk keluarga dan memiliki pemandangan yang indah.

Resepsionis : untuk berapa orang yang menginap ?

Tamu : 6 orang

Resepsionis : bagaimana dengan kamar Presidential Suite kami ? Kamar ini memiliki dua kamar tidur, satu dengan tempat tidur king dan satu lagi dengan tempat tidur queen, serta ruang makan terpisah dengan bar pribadi dan ruang tamu. Anda dapat menikmati pemandangan panorama kota 180 derajat yang menyegarkan, Jacuzzi pribadi, dan kamar mandi berukuran luas yang dilengkapi bathtub besar dan bilik shower berdiri terpisah dengan rainshower, semuanya dilengkapi dengan perlengkapan kamar mandi eksklusif.

Tamu : kamar yang bagus, berapa harga kamar ini permalam ?

Resepsionis : harga kamar ini RP 11.350.000 juta permalam.

Tamu : okay, saya mau reservasi kamar ini.

Resepsionis : baik, untuk kelengkapan data reservasi, bisa saya meminta nama lengkap anda ?

Tamu : Roni Ronal

Resepsionis : berapa nomor telepon anda ?

Tamu : 08-52-48-47-80-60

Resepsionis : bisa saya meminta email anda ?

Tamu : ronald.roni@gmail.com

Resepsionis : akhir pekan di tanggal berapa anda akan datang tepatnya ?

Tamu : pada tanggal 15 mei

Resepsionis : berapa malam anda akan menginap ?

Tamu : 2 malam

Resepsionis : baik, saya akan mengkonfirmasi ulang reservasi anda, atas nama Roni Ronald anda mereservasi kamar presidential suit, untuk 6 orang penginap selama 2 malam dari tanggal 15 mei hingga 17 mei dengan total pembayaran Rp 22.700.000 juta, apakah benar ?

Tamu : Benar

Resepsionis : Baik, reservasi telah di buat, kami akan mengirimkan invoice melaui email bapak, terimakasih telah memilih hotel Mila untuk akhir pekan anda, sampai jumpa lagi di waktu reservasi, semoga hari anda menyenangkan.